Dienstverlener Unisys en Textkernel hebben inmiddels 16 miljoen aktes gedigitaliseerd en gecontroleerd op erfdienstbaarheden voor het Kadaster. In het uitbestedingscontract was expliciet afgesproken om het merendeel van de beloning te relateren aan het slagen van de digitalisering.
De 16 miljoen aktes die nu gedigitaliseerd, nagelezen en gecontroleerd op de aanwezigheid van erfdienstbaarheden als het recht op overpad of recht van afwatering. Deze miljoenen eigendomsaktes zijn sinds 1950 aangeleverd bij het Kadaster maar waren niet eerder gedigitaliseerd. Door een vernieuwende opzet van het uitbestedingscontract zijn opdrachtgever en leverancier erin geslaagd om de digitaliseringsslag binnen de tijd en het gestelde budget af te ronden.
Aanbesteding
In 2007 heeft het Kadaster een aanbesteding gedaan voor het digitaliseren, lezen en controleren van de akten op erfdienstbaarheden. Reden tot aanbesteden was dat het handmatige onderzoeken van erfdienstbaarheden tijdrovend en duur is. Het Kadaster was op zoek naar een leverancier die de benodigde techniek in huis had en het risico kon nemen om de opdracht op basis van een prestatiecontract uit te voeren. Unisys kwam uiteindelijk met de slimste en beste oplossing om met geautomatiseerde tekstherkenning en tekstinterpretatie de opdracht uit te voeren. Tot voor kort moesten bij een controle op erfdienstbaarheden alle relevante aktes handmatig doorgelezen worden. Dit arbeidsintensieve proces werd veelal door oudere medewerkers gedaan omdat zij de weg nog wisten in de papieren archieven. Bij de digitalisering was de benodigde hoge nauwkeurigheid dat alle erfdienstbaarheden gevonden werden een grote uitdaging. Het bleek dat het automatisch in kaart brengen van deze informatie met een zekerheid van 99,5 procent niet haalbaar was. Unisys draaide het probleem om en startte een tekstherkenningsoperatie waarbij met 99,5 procent zekerheid aangegeven kon worden dat er helemaal geen erfdienstbaarheid in een akte was opgenomen. Dit bleek in ongeveer 47 procent van alle akten het geval te zijn. De resterende akten zijn daarna met behulp van slimme automatisering en menselijke inzet ‘handmatig’ gelezen. Uiteindelijk hebben steekproeven uitgewezen dat met deze aanpak de gewenste nauwkeurigheid wel werd gehaald.
“Het contract dat Unisys en het Kadaster gesloten hebben is uniek voor een overheidsaanbesteding”, zegt Fred Feijen, Account Executive bij Unisys. “Het grootste deel van de vergoeding, 70 procent, werd op basis van productieprestatie afgerekend. Voor elke gedigitaliseerde akte en gevonden erfdienstbaarheid stond een vergoeding. Het risico voor het resultaat lag bij ons. Hoe beter de prestatie, hoe meer Unisys kon verdienen. Hiermee heeft Unisys het risico genomen dat men niet uit de investeringskosten zou komen op het moment dat de techniek onvoldoende zou blijken te werken. Wij zijn verheugd dat het eindresultaat voor zowel Unisys als het Kadaster positief heeft uitgepakt en wij miljoenen hebben kunnen besparen.”
Besparing van miljoenen
Door de aanpak van Unisys kon de opdracht binnen de gestelde termijn van 3 jaar worden afgerond. De kosten voor tekstherkenning en het lezen van de akten bedroegen grofweg 12 miljoen euro. Dit was binnen het gestelde budget. Wanneer deze opdracht op de traditionele manier, zonder tekstherkenning was uitgevoerd zouden de leeskosten (circa 6 miljoen) ongeveer vier keer zoveel zijn geweest. Nu de bestaande en nieuwe erfdienstbaarheden allemaal gedigitaliseerd zijn bespaart het Kadaster ook in de toekomst veel geld en tijd. Handmatige onderzoeken zijn immers niet meer nodig.