Hennie Wesseling, CIO bij TNT Post, heeft vanaf het jaar 2000 de aanbodkant van de IT als een bedrijf georganiseerd. Destijds is bovendien besloten om de digitale architectuur bottom-up, vanuit de infrastructuur, op poten te zetten. "Je begint dan namelijk vanuit een gebied dat je als IT'er zelf kunt besturen, in plaats van dat je telkens in het vaarwater van de business komt. Onze ervaring is dat deze benadering werkt."

Digitale architectuur is volgens Wesseling een set van wetten en regels waarmee je als bedrijf IT-oplossingen en IT-diensten die ertoe gaan doen gericht kunt doorontwikkelen, of afscheid kunt nemen van afgedane zaken. "Het gaat erom IT een plaats te geven binnen de dynamiek van het bedrijf. Zet je een fysiek gebouw neer, dan kan een architect eisen dat je er vijftig tot honderd jaar niet aan mag komen. In de IT is daarentegen altijd sprake van een doorontwerpsituatie, je moet altijd rekening houden met wat je doorontwerpt over vijf jaar. Een ander groot verschil met de fysieke situatie is dat je je eigen werk in een hoog tempo moet vernietigen; het wordt opgevolgd door het volgende werk. Dus naast de regels en wetten is digitale architectuur een ontwerpstrategie die houdbaar blijft en het in zich heeft om gestructureerd afscheid te kunnen nemen van vorige ontwerpen."
De vrijheid hebben om volgende stappen te kunnen zetten is belangrijk volgens de TNT Post-CIO. "Toen wij rond 2000 een paar dingen bij elkaar brachten, kozen we voor SAP en de Microsoft-suite. We wisten dat een producent als Microsoft in een tijdsbestek van acht jaar één generatie software genereert. Dat betekent dat we in 2010 nog steeds op deze basislijn zitten, want we gaan niet om de vijf jaar hele blokken veranderen. Maar we wisten toen wel dat binnen die tooling de hele architectuur op z'n kop zou gaan, onder meer in de richting van het web. We wisten evenwel dat het binnen de te verwachten lijn zou blijven, inclusief de productaankondigingen, en dat weten we ook voor de komende jaren. Het feit dat we één, twee, misschien wel drie generaties in één lijn kunnen doorontwikkelen, bepaalt in hoge mate ons succes van standaardisatie en kostenverlaging. De afweging is daarbij onder meer hoe sustainable deze lijnen en partners zijn. Terwijl in veel gevallen de keuze in politieke termen wordt besproken."

Opdrachtgevers
Als het gaat om de functionele architectuur heeft Wesseling twee soorten klanten: aan de ene kant de 24 businessopdrachtgevers, aan de andere kant de meer dan tienduizend eindgebruikers. "Die laatste groep wordt in toenemende mate een autonoom gebied binnen IT. De pc is namelijk géén commodity. Wij hebben hier gecertificeerde weegschalen aan de pc hangen en we hebben gecertificeerde processen voor het scannen van pakketten. Ook de pc's moeten daardoor aan allerlei ISO-standaarden voldoen, waardoor je soms bijvoorbeeld met een thin client niet uit de voeten kunt. We hebben dus ‘consumenten', waarvoor we een personal environment hebben. De architectuureis is een suite die het mogelijk maakt om in continuïteit door te ontwikkelen, om jezelf te refreshen. Aan de andere kant hebben we het corporate verhaal, waarvan 50 tot 70 procent van de belangrijkste processen zó SAP in gaan."
Toen men bij TNT Post besloot om SAP aan te schaffen was de business verantwoordelijk voor de functionaliteit, maar de randvoorwaarden waren wel dat het ondersteund moest worden door SAP. "Er is bovendien een architectuurboard opgericht en er zijn spelregels opgesteld. Daaraan ging een grondige analyse vooraf, die bijvoorbeeld moest uitwijzen of SAP wel voldoende rijk en flexibel was. Bovendien moesten de roadmaps van SAP de bulk van de bedrijfsactiviteiten van TNT Post in voldoende mate ondersteunen."

Businessarchitectuur
"Bij het maken van een businessarchitectuur hebben we het eenvoudig gehouden", vervolgt Wesseling. "We hebben het zogezegd van twee kanten bekeken: de bedrijfsprocessen en de eindgebruikers. De eindgebruiker wil alles wat hij al had terugzien in de nieuwe applicaties. Het architectuurprincipe op het functionele vlak wordt dus dat hij ook alles krijgt, mits tegen marktconforme prijzen. Wanneer we maar ver genoeg voorlopen op de markt, hebben we hier doorgaans tevreden eindgebruikers. Zo zitten wij nu in de fase dat we PKI (private key infrastructure, red.) uitrollen, waarmee bijvoorbeeld iedereen, ongeacht de vormfactor van zijn apparaat, draadloos het netwerk op kan. Op het moment dat iemand zich aanmeldt, weet het netwerk of iemand geautoriseerd is. Daar ligt architectuur aan ten grondslag. Dus binnen de personal environment gaan we niet zitten wachten op de business, maar de gebruiker krijgt bij wijze van spreken alles. Tienduizend klanten krijgen gemak, weelde en aardigheid."
Aan de businesskant wilde men bij TNT Post in het kader van de beheersbaarheid en de kosten toe naar een aantal doelarchitecturen voor de infrastructuur. De applicatiearchitectuur liet men rond 2000 nog even voor wat hij was. "We hebben ons destijds de vraag gesteld waar we zelf goed in waren en waar pakketten voor beschikbaar waren. En daarbij hebben we gekeken welke leverancier de meeste continuïteit kon bieden. Vervolgens hebben we gesteld: het is SAP, tenzij businessprocessen er echt niet door kunnen worden ondersteund. Dat is het eerste ontwerpprincipe, het tweede is dat we standaard SAP gebruiken. Dus de businessprocessen werden waar mogelijk aangepast aan de standaard."
Volgens Wesseling zorgt dat niet voor wrijving: "De IT is in bepaalde opzichten verder dan de business in zijn strategische opzet. Dat zeg ik niet uit arrogantie, het is een methodische constatering. De IT heeft nu eenmaal bepaalde dingen die gewoonlijk tot een bepaald resultaat leiden. Dit moet je vervolgens verkopen aan de business. Die willen nu ook een portfoliomanagement hebben, een businessarchitectuur. Op zo'n moment kan de IT een oplossing bieden, op de voorwaarde dat de business de boel structureert."

Arrogant
De TNT Post-CIO staat sceptisch tegenover de in opkomst zijnde enterprise architecture, waarbij de enterprisearchitecten zo ongeveer op de stoel van de CEO gaan zitten. Wesseling: "Dat lijkt me redelijk arrogant en bovendien ben je bezig de business te ‘sjabloniseren'. Daar geloof ik dus niet in, want de business is een dynamisch iets. De methodische aanpak komt daarentegen tot uiting in de IT. Eerst vanuit de kelder, via de terminal op het bureau. Vervolgens kwam de pc en voor de ondersteuning van moeilijke kwesties de servicedesk. Inmiddels zijn we zover dat op elk bureau een ‘zendmast' staat. Met andere woorden: de eindgebruiker die vanuit de kelder werd bediend heeft nu een weblog waarin hij over het bedrijf schrijft wat hij wil. De communicatie was ooit technologisch, maar is nu aan het opschuiven naar het sociale vlak. Vanuit de architectuur moet je nu dus alle principes gaan meenemen die betrekking hebben op die sociale context."
Het infrastructurele denkwerk wordt bij TNT Post vanuit een centrale visie verricht. "Beter weten doe je namelijk samen. Beslissen over shared services doe je bijvoorbeeld centraal. Wij draaien hier sinds 1998 e-commercetoepassingen. Destijds is gezegd: we moeten toe naar een platform, want ‘ze' gaan straks allemaal websites maken en die willen ze vanuit de business allemaal gaan aansluiten op de facturering. De toenmalige architect maakte een platform, een schil, daar kunnen we vervolgens websites op aansluiten en is daarmee bij het opzetten van een website de facturering meteen geregeld. Op end-userniveau is het een kwestie van vraagcoördinatie en portfoliomanagement door de CIO-office."

Wagenpark
Dat een centrale visie op de infrastructuur nodig is, illustreert de CIO door de vergelijking te maken tussen het managen van IT en van een wagenpark: "Die auto's snapt iedereen, de IT niet. Maar zodra iets in de gemakssfeer belandt, zoals de auto's, dan wordt het uit je handen gerukt. Dan hebben ze je niet meer nodig. Neem webontwikkeling. Dat leidt tot geweldige gevaren, omdat mensen het nu zelf denken te kunnen. Of goedkoper. Je krijgt nu de fase van de ‘rommelwijken', geknutsel door jongetjes op de hoek. Dit speelt naast de ‘gestructureerde wijkaanpak' waar wij het vanuit de CIO-office over hebben. Mensen hebben tegenwoordig het idee dat ze de IT zelf kunnen doen. Mensen die willen structureren, worden vaak als lastig ervaren, dus dat draagt hier ook aan bij."
Een belangrijke regel is volgens Wesseling vooral nooit iets te verbieden. "Want dan doen mensen het toch!" Het betekent wel dat de CIO de randvoorwaarden creëert, zodat de business de kern niet kan raken. Ze kunnen bijvoorbeeld een website maken, die kan rommelig zijn, maar via deze site kunnen ze nooit bij een van je kernsystemen komen. "Zowel procedureel als technisch. Maar dat heeft niets meer met architectuur te maken. Dat is gewoon management."

Besluitvorming
Architectuur was bij TNT Post vijf jaar geleden nog niet aan de orde. Wesseling en de zijnen zijn het evenwel vanuit een systematische benadering gaan opbouwen, waarbij de architectuur een onderdeel is van het gemeenschappelijk stuurgroepoverleg. Bovendien wordt van de business verwacht dat architectuur terugkomt in hun informatieplannen. "Inmiddels hoef je over de werkplek niet meer te praten, maar vijf jaar geleden was dat nog hét onderwerp. Het onderwerp verschuift in de OSI-stack dus nog steeds en, nogmaals, we zitten nu op het applicatieniveau. Administratieve primaire applicaties hebben we in samenspraak met de business vrij centralistisch opgelost. Dus als we een factureringssysteem vervangen, dan zijn de productie, de commercie, IT en administratie betrokken. Bij andere primaire processen, zoals sortering, stoppen wij op de grens van specifieke en generieke ontwikkelingen. Wij hebben het dus altijd over de generieke zaken."
Bij TNT is zo langzamerhand sprake van een ‘voorwaardenscheppende architectuur'. De controle vanuit de CIO-office bij grote investeringen spitst zich bijvoorbeeld toe op de vraag of er sprake is van portfoliomanagement, een van de voorwaarden die vanuit de architectuur geschapen wordt: "Je bent dus samen een opkruipend design aan het maken, door het hele bedrijf heen, waarbij de business in toenemende mate ook een beschrijvingsmethodiek moet kiezen en ontwerpconstraints krijgt opgelegd."
Staat het onderwerp architectuur bij TNT Post inmiddels op de agenda van de raad van bestuur? "Binnen de board zijn ze met business bezig, met geld verdienen. Architectuur is misschien pas over tien jaar aan de beurt."